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ビジネスマナーの報連相とは?上手な付き合い方をレクチャー!上司と乗り物を利用する時は・・・?

      2017/02/12

 

 

仕事をする上で上司と良い関係を築くことは、とても重要なことです。

 

年齢が離れていると価値観も変わってくるため、人付き合いの方法や考え方も違ってきます。

 

しかし、ビジネスの上では年齢それぞれの価値観よりも、

ビジネスマナーを考えて行動し、仕事することが必要になります。

 

そこで今回は、仕事をするうえで必要な報連相、様々なマナーについてご紹介します。

 

ビジネスマナーの報連相とは?

 

仕事をしていると、報連相をという言葉を聞く機会も多いですよね。

 

上司へのスマートにやり取りをし、コミュニケーションを取るためには、適切な報連相が必要です。

報連相とは一体に何なのか、上手くいくコツやポイントをご紹介します。

 

◯ 報連相とは「報告」「連絡」「相談」

報連相とは「報告」「連絡」「相談」のそれぞれ最初の一語からできていて、

仕事をする上で基本中の基本と言われています。

 

報告…部下が上司に対して、指示された仕事がどれぐらい進んだか、

   経過や結果を報告、部下が経過や結果を知らせること

 

連絡…情報、事実を関係者に知らせる 

   仕事だけに関わらず、総務や人事、様々な事柄が含まれる

   自分の考えや憶測を入れてはいけない

 

相談…判断をしてもらいたいときや、意見を聞きたいときに、アドバイスをお願いする

 

この3つが基本となります。

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◯ 上手な報連相をするためには

報連相をするときには、ただ伝えるだけ、話しかけるだけでは上手いきません。

 

適切な報連相をするときには、その方法が重要になります。

 

主なコツやポイントは

 

・報告は口頭…報告は口頭が基本、特に急ぎの場合は絶対口頭で

 

・直接伝える…誰かに頼むのではなく、仕事を任された本人が行う

 

・結論から述べる…上司が知りたいのは結果、質問に応じて経緯は答える

 

・メモを取る…重要な事柄は忘れないようにメモを取る、仕事の基本

 

・こまめに報告…定期的に報告を忘れないようにする

 

・あいまいな表現は避ける…客観的な事実のみを正確に伝える、意見や推測はその後話す

 

・関係者全員に伝える…仕事は、誰かと協力して行うことが多いため、誰に連絡したかチェックし、確認をする

 

・アイデア、プラン変更は準備をして…仕事を進めていくと、アイデアが出てくることも

 どのような方法か、結果が期待できるのかなどをしっかりまとめてから報告

 

◯ 報連相はタイミングを考える

先ほど、報連相はこまめさが大切とお伝えしました。

しかし、どれぐらいの頻度で報告をするのかはとても重要です。

 

まず、仕事を始める時はどの間隔、頻度で報告をするのか確認しておくと安心です。

 

同時にメールか文書、それとも口頭なのかの連絡手段まで決めておくと、トラブルが少なくなります。

 

定期的な報告以外、例えば次のような緊急の時には、急いで口頭で報告をしてください。

 

・指示された仕事が終わったとき

 

・ミスをしたとき

 

・長期の仕事の中間報告

 

・仕事の進め方に変更が必要なとき

 

・新しい情報を入手したとき

 

・仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき

 

これ以外にも、急いで結論が欲しい時なども、口頭で報連相をするようにしてください。

 

◯ メールには注意

社外だけでなく、今では社内メールが当たり前になっています。

 

メールで、連絡・報告をすることも多々あるとは思いますが、トラブルも多く、注意が必要です。

最も多いトラブルは確認漏れです。

 

たくさんの部下を抱えて忙しい上司は、メールをチェックする時間も少なく、見逃してしまう可能性もあります。

上司の様子を見て、メールがいいのかそれとも口頭がいいのかを判断するようにします。

 

口頭の場合は、短時間できちんと伝わるように、伝える内容をまとめておきましょう。

 

また、自分が報連相のメールを貰った時にはメールを開けて、

内容を確認したこと伝えるために返信を忘れてはいけません。

 

内容は非常に短く、「上記の件、了解しました。連絡ありがとうございます。」程度で十分です。

 

上司との上手な付き合い方とは?マナー・言葉使いで注意するポイントって?

 

上司と良い関係が持て、信頼を得ることができると仕事がやりやすくなります。

 

そのためには次のようなコツや、マナーが必要です。

 

◯ 報連相をしっかりと

何よりもまず、良い関係を持つためには仕事をしっかりこなすこと、報連相をしっかりすることです。

 

部下の仕事の進行具合を把握し、指摘・アドバイスを行い、成果を上げることが上司の仕事です。

適切な報連相ができないのは、それを邪魔する行為です。

 

報連相がしっかりできていれば、上司から嫌がられることもなく適切な評価がしてもらえます。

 

◯ 時間や約束が厳守

上司だけでなく、時間や約束を守るのはビジネスマナー、人としての基本です。

遅刻なんてもってのほかです!

 

正当な理由で、時間、約束が守れない時は、事前に連絡をしてください。

 

◯ 他人の悪口、噂話はしない

ちょっとした一言が、上司や同僚を通して誰かの耳に入ってしまう危険性があります。

例え自分が話していなくても、悪口・噂話の場所に入ればしていたとみなされることもあります。

 

悪口、噂話には近づかないようにして、自分が直接されたこと以外は、信じてはいけませんよ。

 

◯ プライベートは聞かない

恋人や貯金、給与、容姿に関することを聞いたりしてはいけません。

 

セクシャルハラスメントとされてしまう可能性があります。

 

◯ お金を借りない

金銭の貸し借りはトラブルのもとです。

 

100円でも、借りた場合はすぐに返しましょう。

たかが100円でも、信頼は失われます。

 

◯ 断わる時は丁寧に

仕事を依頼されても手一杯できないことありますよね。

 

そんな時は、一方的に「できません」「嫌です」ではなく、

「急ぎの仕事がありまして…、○○までなら仕上げることができますが、いかがですか?」

などの提案をするようにすると意欲が感じられます。

 

また、お酒が好きな上司は「飲みに行こう!」と誘ってくることもあります。

嫌でも仕事の内と割り切って、3回に1回ぐらいは誘いを受けてみては?

 

意外と、断られて傷ついている上司も多いんですよ。

 

◯ 指摘や助言を受けたら素直に聞く

注意をするのは、期待をしているからです。

 

それほど仕事を任されていないのに、何も言われなくなったら最後、もう期待されていません。

注意を受けているうちが華と言いますよね。

 

その間に仕事をしっかり身に付け、こなせるようにしておきましょう。

 

◯ 命令が納得できなくても、反抗的な態度は取らない

明らかに横暴だと思われる指示には、意見するケースもありますが、

物に対して当たる、口の利き方を間違えるようなことはあってはなりません。

 

もし、納得いかない場合は、正しい方法で丁寧に反論をするようにしましょう。

 

◯ 最低限度の礼儀は必要

お歳暮・お中元などを贈る風習は減ってきていますし、

会社の考えにもよりますが、最低でも年賀状は送っておきましょう。

 

意外と難しい、上司と乗り物を利用する時の順序

 

「こんなことまで!!」と思うかもしれませんが、エレベーターや車の乗り降りにも、マナーが存在します。

 

ポイントは、上座下座を考えること、控えめに行動することです。

 

◯ エレベーターの乗り方

まずは、社内でよくある、エレベーターの乗り降りについてです。

 

もちろんですが、上司がいるのに、エレベーターに堂々と先に乗り込んではいけません。

 

立ち位置は、ボタンの前、背中(お尻)を向けずに立ち、次の順序で乗るのが正解です。

 

1.「どうぞ」と頭を下げ、上司、先輩に先に乗ってもらい、自分は最後に乗る

 

2.背中を向けずに ボタンの前に立つ

 

3.降りる時は、「開」ボタンを押して、上司に先に降りてもらい、その後に降りる

 

自分が先に降りる時は、「お先に失礼します」と言い、

「閉」ボタンを押して、振り向き扉が閉まるまで、頭を下げます。

 

上司のみが先に降りる場合は、「開」ボタンを押して、上司に降りてもらい、

「閉」ボタンを押して、扉が閉まるまで、頭を下げます。

 

次は、車に乗る場合ですが、4つの条件ごとにご紹介します。

 

◯ タクシーの場合

一番多いのが、タクシー、運転手付きの車です。

 

この場合は支払いをする可能性が高い、一番下が、下座の助手席になり、下座から一番離れているのが上座になります。

 

・1番の上司…上座は運転手の後ろ

 

・2番…助手席の後ろ

 

・3番…後部座席の真ん中

 

・1番下…下座、助手席

 

◯ 同行している人の誰かが運転する

運転手も同じ会社の場合などは

 

・1番…上座が助手席

 

・2番…運転席後ろ

 

・3番…助手席後ろ

 

・1番下…後部座席の真ん中

 

◯ 運転手付きの車に2人だけ

運転手を除き、二人での行動の時は、広い後部座席が上司です。

 

・上司…後部座席

 

・部下…助手席

 

◯ 7人乗りなどの大きな車

大人数での移動では、乗り込むメンバーと運転手との関係から席次は決まります。

 

どんな大きさの車でも、一番の低い5、6番目の座席は、3列目座席、最も奥で、狭い座席です。

 

残りの席は、運転手と一番の上司との関係が特に重要になり、変わってきます。

 

上司が助手席に座ると、

 

・2番目…運的席の後ろ

 

・3番目…助手席後ろ

 

・4番目…後部座席真ん中

 

上司が運転手の後ろに座った場合は、

 

・2番目…助手席後ろ

 

・3番目…後部座席真ん中

 

・4番目…助手席

 

もちろんこれ以外にも様々なケースがあるので、どこに座ったら一番快適なのかを考えて、席次を考えるといいですね。

 

まとめ

 

仕事をするうえで、トラブルや、失敗はつきものです。

特に、新入社員の頃は、様々な失敗をして、指摘を受けることが多いです。

 

それを少しでも防ぐのが、適切な報連相です。

 

報連相とある程度のマナーがしっかりできていれば、上司と上手くやっていけるはずです。

ビジネスマナーの基本も、思いやりの上で成り立っています。

 

人と付き合う時は、相手の気持ちを敏感にいち早く感じる取ることが大切ですね。

 

 

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